réunion des familles
COMPTE-RENDU DE LA REUNION DES FAMILLES
DU 29 NOVEMBRE 2019
Présents :
- Madame BRUN, Psychologue
- Madame DEGANO, Animatrice
- Madame LAVAL MARTIN, Infirmière coordinatrice EHPAD C
- Madame LORTON, Secrétaire de direction
- Monsieur PICHARD, Responsable des services techniques et logistiques
- Madame PRIETO-BEDERT, Adjoint de Direction
25 résidents représentés par leur famille
Ordre du jour :
- Résultats élections représentants des résidents et des familles au CVS
- Temps médecins : coordonateur / médecins libéraux / SSR / gardes gériatriques
- Commission d’admission
- Évaluation interne
- Projet de réhabilitation
- Tarifs
- Circuits alimentaire et linge
- Animation et projets
- Enquête de satisfaction des résidents et des familles
- Circuit des plaintes et réclamations
- Transfert de trésorerie
- Projet de fusion Charolles/La Clayette/ Paray le Monial
- Informations générales
- Parole aux familles
- Questions diverses
En préambule, Madame PRIETO-BEDERT remercie les familles et résidents pour leur présence.
I. RÉSULTATS ÉLECTIONS REPRÉSENTANTS DES RÉSIDENTS ET DES FAMILLES AU CVS
Madame PRIETO-BÉDERT rappelle que le Conseil de Vie Sociale (CVS) est une réunion obligatoire dans les EHPAD et permet les échanges entre l’institution, les résidents et les familles.
Le renouvellement des représentants des résidents et des familles a eu lieu cette année :
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Représentants des résidents (38% de votants) |
Représentants des familles (32% de votants) |
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TITULAIRES |
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SUPPLEANTS |
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Le CVS se réunit 4 fois par an et permet de faire remonter les remarques des familles au fur et à mesure.
Il a été décidé au CVS que les suppléants seront invités, de même que certaines personnes pourront être invitées ponctuellement.
II. TEMPS MÉDECINS : COORDONATEUR, MÉDECINS LIBÉRAUX, SSR, GARDES GÉRIATRIQUES
Madame PRIETO-BÉDERT informe que depuis le 1er juin 2019, le Docteur MOULLÉ est médecin coordonnateur de l’EHPAD à hauteur de 20% jusqu’au 1er juin 2020.
Madame PRIETO-BÉDERT précise que depuis cette année, chaque résident a un médecin traitant, notamment grâce aux médecins de la maison médicale de Charolles qui se répartissent les nouveaux résidents qui n’ont pas de médecin traitant au moment de leur entrée en EHPAD. Il faut souligner l’implication des médecins de la maison médicale qui participent à la prise en charge des résidents, y compris ceux dont ils ne sont pas le médecin traitant.
Madame LAVAL MARTIN rappelle que l’EHPAD est un lieu de vie comme un domicile, le médecin traitant intervient auprès des résidents environ une fois par semaine et apprécie seul la nécessité d’intervention en urgence auprès des résidents selon les informations données par les infirmières. Madame PRIETO-BÉDERT précise qu’en cas d’urgence et si les médecins traitants ne peuvent pas se déplacer, les médecins du SSR interviennent en EHPAD.
Enfin il est rappelé que les nuits et week-ends, en cas d’urgence, un système de garde gériatrique est mis en place avec les médecins de l’Hôpital de Paray le Monial et de Charolles pour l’EHPAD A et B, en EHPAD C c’est le médecin traitant qui est averti ou le Centre 15.
III. COMMISSION D’ADMISSION EN EHPAD
Madame PRIETO-BÉDERT informe qu’une commission d’admission (obligation réglementaire) composée du médecin coordonnateur, de l’adjoint du directeur, de la cadre de santé, de l’assistante sociale, de la psychologue, des agents du bureau des admissions ainsi que de la secrétaire de l’EHPAD se réunit environ tous les mois et demi pour étudier tous les dossiers d’inscription selon des critères prédéfinis (pathologie, dépendance, environnement social, bassin de vie et des proches).
La liste d’attente est remise à jour à chaque commission d’admission en fonction des besoins des personnes inscrites (encore autonome, entrée dans un autre EHPAD…) La liste d’attente est actuellement 40 personnes (26/11/2019).
Une procédure de fonctionnement de la commission d’admission de l’EHPAD précise ses missions :
- Une étude de l’ensemble du dossier pour valider l’inscription,
- Un avis sur la recevabilité du dossier,
- Un suivi des inscriptions antérieures,
- Une décision d’entrée en EHPAD.
IV. EVALUATION INTERNE DE L’EHPAD
Madame PRIETO-BÉDERT informe que l’EHPAD de Charolles a réalisé son évaluation interne de décembre 2018 à juin 2019. Il s’agit d’une obligation légale qui permet de réaliser une autoévaluation sur la qualité des prestations, le respect des droits des personnes accueillies, la personnalisation de l’accompagnement et le rôle de la structure. Le personnel s’est investi dans des groupes de travail portant sur ces différentes thématiques, et des axes d’améliorations ont pu être mis en évidence. L’objectif est de travailler sur ces axes avant l’évaluation externe prévue en 2021 ou 2022.
V. REHABILITATION DU SITE
Madame PRIETO-BÉDERT informe les familles de l’avancée du projet de réhabilitation du site :
- Accord prêt Caisse des Dépôts et Consignations le 17 juillet 2019
- Accord modification du permis de construire le 29 août 2019
- Validation de la tranche supplémentaire de 26 lits d’EHPAD en attente d’un courrier commun CD/ARS
- Accord de la subvention CD pour la tranche supplémentaire de 326 000€
- Début des travaux après accord prêt complémentaire
Monsieur PICHARD présente le phasage prévu : début des travaux par la voie accès et démolition des bâtiments des services techniques et salle de formation, puis construction d’un bâtiment où seront accueillis les résidents hébergés actuellement dans le bâtiment historique (EHPAD A). Le phasage se poursuivra par la réhabilitation du bâtiment historique pour accueillir les patients des SSR. Enfin, une dernière phase de construction aura lieu pour accueillir les résidents d’EHPAD C.
Madame PRIETO-BÉDERT précise que les chambres de l’EHPAD seront individuelles, et qu’il n’y aura que 3 chambres doubles en EHPAD dans le nouvel établissement.
Suite à la validation de la tranche conditionnelle en 26 lits d’EHPAD, le nouvel établissement aura une capacité d’accueil de 150 lits d’EHPAD dont 12 en unité protégée. Cette unité protégée est une structure sécurisée par la fermeture des accès permettant aux personnes de déambuler comme elles le souhaitent sans risque de fugue.
VI. TARIFS EHPAD
Madame PRIETO-BÉDERT rappelle que le prix de journée est fixé par le Conseil Départemental. Elle indique qu’à l’intégration des résidents dans les locaux neufs le prix de journée sera de 58.50€. Ce prix de journée continuera d’augmenter selon le pourcentage fixé par le Conseil Départemental et ce tarif sera appliqué aux résidents qui déménageront au fur et à mesure dans les locaux neufs.
Elle rappelle que le prix de journée actuel est en lien avec la vétusté des locaux et que pour cette raison, il est l’un des plus bas du secteur.
VII. CIRCUIT ALIMENTAIRE ET LINGE
Circuit alimentaire
Madame PRIETO-BÉDERT informe qu’une Evaluation des Pratiques Professionnelles (EPP) sur la Dénutrition est réalisée par la diététicienne. Cette EPP a permis de dégager des 4 axes d’amélioration qui ont été présentés aux équipes en septembre, une évaluation est en cours au mois de décembre.
Circuit du linge
Madame DEGANO présente une synthèse de l’après midi reconnaissance du linge qui a eu lieu le 20 septembre 2019. Ce temps a permis à quelques résidents de retrouver du linge. Il est rappelé qu’il est important des marquer le linge des résidents même si la famille s’occupe de le laver.
A la demande de certaines familles, Monsieur PICHARD invite les familles à se rendre en lingerie dès qu’elles s’aperçoivent qu’un vêtement est perdu.
VIII. ANIMATION ET PROJETS
Equipe d’animation :
- Mireille CAUCHIES
- Anne DEGANO
- Equipe de bénévoles
Madame DEGANO présente les animations qui ont eu lieu :
- Sorties extérieures : visite du musée de santons à Paray le Monial, pêche et pique nique à l’étang de Saint bonnet de Joux, thé dansant …
- Ateliers culinaires : concours de soupes, soirées couche-tard, petits déjeuners gourmands, pique nique, semaine du goût,…
- Intervenants sur l’EHPAD : les gas du T’sarolais, enfants de l’école Sainte Marguerite…
- Ateliers proposés : lecture du journal, jeux de mémoire, aide pour le jardin thérapeutique, atelier poésie, café des résidents ….
- Présence des bénévoles du comité d’animation qui organisent des lotos, travaux manuels, jeux de cartes…
- En complément du « jardin thérapeutique », des ateliers de travaux manuels, discussions ont permis la réalisation d’un petit train « bac à fleurs » avec la participation de plusieurs résidents.
- Le projet de médiation animale en place depuis plus d’un an continue, les 2 cobayes péruviens sont présents sur l’établissement 2 jours par semaine. La médiation animale a 3 objectifs :
- Séance de médiation animale en présence de la psychologue auprès des résidents qui demandent une prise en charge particulière dont les objectifs sont ciblés individuellement
- Visites individuelles dans les chambres afin de conserver un lien régulier avec les animaux
- Après midi plaisirs/récréatifs pour créer des moments conviviaux qui touchent un public moins dépendant.
D’autres animations sont en projet :
- Rallye photos qui permettra de suivre l’évolution des travaux du nouvel établissement
- Ecoute musicale suite à une forte demande des résidents pour la musique
Les bénévoles de l’animation interviennent régulièrement en organisant des lotos, travaux manuels, jeux de cartes…
Le service d’aumônerie organise 2 célébrations hebdomadaires ainsi qu’une messe à Noël.
Les bénévoles de la bibliothèque passent régulièrement dans les services.
IX. PRESENTATION DES RESULTATS DES QUESTIONNAIRES DE SATISFACTION 2017
Madame PRIETO-BÉDERT informe qu’une enquête de satisfaction a été faite pour les résidents et les familles. Les questionnaires sont élaborés par le REQUA (organisme qualité auquel adhère l’établissement) qui en effectue également l’analyse.
Le questionnaire des résidents et des familles se décline en plusieurs items :
- Relations avec le personnel
- Prise en soins
- Animations
- Qualité et sécurité des infrastructures
- Prestations logistiques
- Respect de la personne
- Les résidents :
Taux de participation : 40%
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Points positifs |
Point à améliorer |
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- Les familles :
Taux de participation : 28%
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Point positif |
Points à améliorer |
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X. CIRCUIT DES PLAINTES ET RECLAMATIONS
Madame PRIETO-BÉDERT informe qu’en 2018 il y a eu 2 réclamations et 3 en 2019. Ces réclamations portent sur l’organisation des soins, le linge, la restauration. Cette année une de ces réclamations portait sur des vols en EHPAD C : une note de service a été diffusée à tous les résidents de l’EHPAD C expliquant que la gendarmerie était avertie et que si des vols se reproduisaient, elle interviendrait dans le cadre d’une enquête. De plus, des affiches de prévention des vols dans les EHPAD (réalisées par la gendarmerie nationale) ont été distribuées à tous les résidents et dans les halls de chaque EHPAD.
XI. TRANSFERT DE TRESORERIE
Madame PRIETO-BÉDERT rappelle que les familles ont été destinataires d’un courrier le 11 juillet 2019 concernant le transfert de la trésorerie de Charolles à Mâcon au 1er septembre 2019 et l’organisation des dépôts de valeurs.
Pour rappel, depuis le 1er septembre 2019 les dépôts de valeurs sont conservés 30 jours sur l’établissement puis transmis à la trésorerie de Mâcon.
XII. PROJET DE FUSION
Madame PRIETO-BÉDERT présente le projet de fusion des Centres Hospitaliers de Charolles, La Clayette et Paray le Monial au 1er janvier 2020 pour former le Centre Hospitalier du Pays Charolais Brionnais.
Différents groupes travaillent depuis un an sur ce projet demandé par l’ARS.
La fusion ne devrait pas impacter les résidents et les familles, elle consistera plutôt en une nouvelle organisation des services administratifs, techniques et de la pharmacie.
XIII. INFORMATIONS GENERALES
1. Accueil des enfants du centre de loisirs de Charolles
Depuis le 4 septembre 2019, l’EHPAD C accueil tous les mercredis midis scolaires des enfants de l’accueil de loisirs de Charolles pour manger avec des résidents.
Les repas sont livrés par les cuisines de Paray le Monial, les animatrices aident à l’installation des résidents volontaires.
Le bilan est très positif.
2. Aménagement salon EHPAD ARC
Madame PRIETO-BÉDERT informe qu’un petit salon a été aménagé en EHPAD A. Elle rappelle qu’il est vers la chapelle, derrière les portes coupe feu qui doivent impérativement rester fermées.
En réponse à une famille, Madame PRIETO-BÉDERT confirme qu’il est possible de demander de réserver la salle pour une occasion particulière (anniversaire du résident, famille nombreuse en visite…) auprès de la cadre du service.
Une famille demande également s’il est possible de mettre à disposition des livres dans le petit salon.
3. Télémédecine bucco-dentaire
Madame PRIETO-BÉDERT informe que l’ARS a retenu le projet de l’établissement pour télé-consultation bucco-dentaire avec Monsieur PICHON dentiste à Charolles. Une réunion doit être organisée fin 2019 pour la mise en place du dispositif.
La réunion des familles se termine à 17h00.
